摘要： 檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》2015版中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級(jí)關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。

對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)歸檔文件排列、編目、排架等都有著重要意義。因此，《規(guī)則》雖然對(duì)歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡(jiǎn)化，但分類仍然作為必不可少的基本步驟保留了下來.

一、分類方法

分類方法也稱為“分類標(biāo)準(zhǔn)"“分類特征”或“分類原則"。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，《規(guī)則》選擇年度、機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限作為基本的、通用的分類方法，這是由于這三種分類方法在各地區(qū)、各部門檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。按照這三種方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，在各級(jí)各類檔案室都可以實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理和有效檢索。

1.年度分類法

年度分類法，就是將文件按其形成年度進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度特征分類，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合，類目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清楚、明確。

《規(guī)則》規(guī)定“跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸人閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸人辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。”運(yùn)用年度分類法時(shí)，正確地判定文件的日期并歸人相應(yīng)的歸檔年度，是決定分類質(zhì)量的關(guān)鍵。正確理解《規(guī)則》對(duì)于確定“歸檔年度”的有關(guān)要求，必須注意以下幾種情況：

（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分年度，也就是確定歸檔年度時(shí)，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，《規(guī)則》統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件歸檔年度，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類中的概念和操作。例如，20m年形成的《20H年工作計(jì)劃》，應(yīng)歸人20]．0年度；20H年形成的《2010年機(jī)關(guān)工作總結(jié)》，應(yīng)歸人20H年；2012年制定發(fā)布、2013年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸人2012年。

（2）跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨年度形成文件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時(shí)也都?xì)w人辦結(jié)年度。這樣，將來在檔案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該職能活動(dòng)形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。比如，跨2010年、2011年兩個(gè)年度的會(huì)議，其形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年，即2011年整理歸檔，分類時(shí)這些文件材料的歸檔年度都統(tǒng)一為2011年；跨2010年、2011年兩個(gè)年度處理的案件，其形成的文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年，即2011年整理歸檔，分類時(shí)這些文件材料的歸檔年度都統(tǒng)一為2011年；當(dāng)來文與復(fù)文作為一件歸檔時(shí)，下級(jí)單位2012年12月寫的請(qǐng)示，上級(jí)單位2013年1月批復(fù)，則該請(qǐng)示應(yīng)連同辦理過程中形成的其他文件一起歸人2013年。對(duì)于年度跨度過大的職能活動(dòng)，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和此項(xiàng)工作每年的文件形成量，酌情予以適當(dāng)放寬處理。比如機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散到各年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，以方便查找利用。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整，并增加平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

需要特別說明的是，在信息化環(huán)境下，為了做到隨辦隨歸、方便電子文件管理，在實(shí)踐中應(yīng)盡可能通過調(diào)整組件、排列方式等手段，盡量使歸檔年度與形成年度保持一致，以減少在電子文件上附加與文件本身無關(guān)且容易產(chǎn)生混淆的信息，以簡(jiǎn)化整理、方便管理。

（3）幾份文件組為一件時(shí)，“件”的歸檔年度

《規(guī)則》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等也可作為一件，這時(shí)判定“件”的歸檔年度，應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件的簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。具體地說，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。

（4）文件沒有標(biāo)注日期

此類情況常見于內(nèi)部文件（白頭文件），需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。當(dāng)文件的形成年度確實(shí)無法考證時(shí)，可以將歸檔時(shí)的年度作為其歸檔年度，并在備注項(xiàng)加以說明。

（5）專門年度歸檔文件的分類方法

如果立檔單位一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的，如學(xué)校的教學(xué)年度等，采用年度分類法時(shí)。對(duì)這部分工作中形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。例如，學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度分類，其他文件仍按一般年度分類。綜合管理時(shí)可將這兩種年度的文件有規(guī)律地組織起來，依次劃分年度類別，如2010年與2010一2011學(xué)年歸人同一類。

2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法

機(jī)構(gòu)（問題）分類法也是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見的一種分類法。制定分類方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不宜同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。

（1）機(jī)構(gòu)分類法

機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件分類。采用機(jī)構(gòu)分類法，能有效地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某方面的職能和任務(wù)，按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。特別是對(duì)于歸檔文件由各機(jī)構(gòu)分工整理的情況下，每個(gè)機(jī)構(gòu)向檔案室移交的歸檔文件，就自然構(gòu)成一類，使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計(jì)大大簡(jiǎn)化。

采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，一般來說，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處（室）、后勤部門等。

采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸人哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定：有主辦者的一般歸人主辦機(jī)構(gòu)；以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，則歸人有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸人負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，否則歸人負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)內(nèi)。

機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸人該類保存。有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)，那么形成的文件應(yīng)歸人該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中；如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)涉及兩個(gè)以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法。

有的機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)體系復(fù)雜，如有的部委下設(shè)司（局），司（局）下又設(shè)處（室），這種情況下，一般應(yīng)選擇司（局）級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類；處（室）業(yè)務(wù)獨(dú)立性強(qiáng)、職能重要的，也可選擇處（室）級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。

（2）問題分類法

問題分類法就是按照文件內(nèi)容所涉及的問題對(duì)歸檔文件分類。采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。特別是由于設(shè)類可以不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的限制，機(jī)關(guān)的中心任務(wù)和主要活動(dòng)可以單獨(dú)設(shè)類，能夠比較突出地反映一個(gè)機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的主要面貌。

在實(shí)際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別，例如，將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類"，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等等。

問題分類法主觀性較強(qiáng)，應(yīng)慎重采用，特別是不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問題分類。同時(shí)，要注意按照機(jī)關(guān)的基本職能來設(shè)置類別，類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的歸檔文件在去年放人哪類中，今年亦應(yīng)歸人同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨意更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

3．保管期限分類法

保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，即將不同保管期限的歸檔文件分開。采用保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為庫(kù)房排架、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

按保管期限分類排列可能使同一事由的不同歸檔文件因價(jià)值不同而分盒和分架保管，這就要求發(fā)揮計(jì)算機(jī)輔助管理的作用，實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件的族性檢索；在手工管理?xiàng)l件下，可通過編制專題目錄提高檢索效率。

有的單位歸檔文件整理中還采用了級(jí)別、文號(hào)等分類方法。實(shí)踐證明，無論級(jí)別、文號(hào)還是其他分類方法，都不足以反映歸檔文件形成的客觀規(guī)律，反而會(huì)割裂歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，造成同一事由文件的分散，從而違背“事由原則”。實(shí)際工作中，使用級(jí)別或文號(hào)這兩種分類方法的機(jī)關(guān)都存在著提供利用方面的困難。因此《規(guī)則》沒有推薦使用除年度、保管期限和機(jī)構(gòu)、問題之外的其他分類方法。

二、復(fù)式分類法及其分類方案

在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件數(shù)量較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。復(fù)式分類法的分類方案是依據(jù)確定的分類法，分層標(biāo)列類目名稱，以固定全宗內(nèi)歸檔文件類別的分類體系。這是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)，也是歸檔文件整理的重要依據(jù)。下面列舉幾種常用的復(fù)式分類法，并對(duì)相應(yīng)的分類方案加以說明。

I.年度一機(jī)構(gòu)一保管期限分類法

即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在機(jī)構(gòu)下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較穩(wěn)定的立檔單位。此方法適宜于推行部門整理歸檔的機(jī)關(guān)單位，《規(guī)則》將其列人條文中推薦采用。此時(shí)分類方案為：

2010年：

辦公室…….永久、30年、10年

館室司…….永久、30年、10年

法規(guī)司…….永久、30年、10年

…….

2011年：

辦公室一一永久、30年、]0年

館室司一一永久、30年、10年

法規(guī)司一一永久、30年、10年

……..

2012年：……..

與此類似的還有年度一保管期限一機(jī)構(gòu)分類法。

2．年度一問題一保管期限分類法

即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)復(fù)雜多變，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單等情況。此時(shí)分類方案為：

2010年:

黨群類……..永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類……..永久、30年、10年

行政類……..永久、30年、10年

2011年：

黨群類一一永久、30年、10年

業(yè)務(wù)類一一永久、30年、10年

行政類一一永久、30年、10年

2012年：……..

與此類似的還有年度一保管期限一問題分類法。

3．年度一保管期限分類法

即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或規(guī)模較小的機(jī)關(guān)，或者每年形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。此方法被《規(guī)則》列人條文中推薦采用。此時(shí)分類方案為：

2010年：永久、30年、10年

20H年：永久、30年、10年

2012年：……..

4．保管期限一年度一機(jī)構(gòu)分類法

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較穩(wěn)定的立檔單位。此時(shí)分類方案為：

永久：

2010年  辦公室、館室司、法規(guī)司……..

2011年 辦公室、館室司、法規(guī)司……..

2012年 ……..

30年：2010年辦公室、館室司、法規(guī)司……..

2011年  辦公室、館室司、法規(guī)司……

2012年 …….

10年：

2010年  辦公室、館室司、法規(guī)司……

2011年  辦公室、館室司、法規(guī)司……

2012年    …….

與此類似的還有保管期限一機(jī)構(gòu)一年度分類法。

5.機(jī)構(gòu)一年度一保管期限分類法

即先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作。此時(shí)分類方案為：

辦公室：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

館室司：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

法規(guī)司：…….

與此類似的還有機(jī)構(gòu)一保管期限一年度分類法

6.保管期限一年度一問題分類法

即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按問題分類。這種分類方法同樣適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的情況。此時(shí)分類方案為：

永久：

2010年…….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年 …….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2012年 …….

30年：

2010年…….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年 …….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2012年 …….

10年：

2010年…….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年 …….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2012年 …….

與此類似的還有保管期限一問題一年度分類法。

7．問題一年度一保管期限分類法

即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此方法適用于撤銷機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作或歷史檔案整理工作。此時(shí)分類方案為：

黨群類：

2010年…….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年 …….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2012年 …….

業(yè)務(wù)類：

2010年…….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2011年 …….黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類

2012年 …….

行政類：…….

與此類似的還有問題一保管期限一年度分類法。

8.保管期限一年度分類法

即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下按年度分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的基層單位或規(guī)模較小的機(jī)關(guān)，或者每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)。此時(shí)分類方案為：

永久：2010年、201]年、2012年…….

30年：2010年、2011年、2012年…….

10年：2010年、2011年、2012年…….

三、分類法的選擇

分類方案是分類工作的依據(jù)，因此應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，以保持分類體系的連續(xù)性，便于查找利用。但在實(shí)際中，隨著工作的發(fā)展，機(jī)關(guān)各方面情況可能發(fā)生變化，整理歸檔文件時(shí)也可以對(duì)分類方案的不合理之處加以調(diào)整，但須防止分類方案頻繁變更。確需調(diào)整時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開始，不要將已整理好的歸檔文件打亂重整，或者與原方案交叉進(jìn)行，以免引起分類體系的混亂。此外，對(duì)分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

選擇幾級(jí)分類，需要從簡(jiǎn)化整理和便于利用兩方面進(jìn)行綜合考慮；規(guī)模較大的機(jī)關(guān)如國(guó)務(wù)院部委一級(jí)機(jī)關(guān)，文件形成量大，如果不分機(jī)構(gòu)，“件號(hào)”必須等到年終文件歸檔齊全后才能確定，因而不利于檔案人員以“隨辦隨歸”的方式進(jìn)行歸檔文件整理，造成工作量的積壓。即使機(jī)關(guān)檔案室有能力承擔(dān)集中整理的工作量，由于這種分類方案沒有體現(xiàn)出歸檔文件在組織機(jī)構(gòu)或問題方面的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，也會(huì)給今后的檔案管理和提供利用造成困難，因此，規(guī)模較大的機(jī)關(guān)無論選擇在哪個(gè)環(huán)節(jié)整理歸檔文件，都不宜選擇“年度一保管期限'，兩級(jí)分類。

《規(guī)則》5.2.2、5.2.3規(guī)定，歸檔文件一般采用年度一機(jī)構(gòu)（問題）

保管期限、年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度一保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。從《規(guī)則》條文分析，《規(guī)則》并不嚴(yán)格限定年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）在組合成復(fù)式分類法時(shí)的先后順序，但對(duì)三種分類方法的可選擇性作出了規(guī)定。其中，年度、保管期限是必選項(xiàng)，也就是任何機(jī)關(guān)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進(jìn)行。機(jī)構(gòu)（問題）作為選擇項(xiàng)，是因?yàn)樵诨鶎訂挝换蛞?guī)模較小的機(jī)關(guān)，每年形成的文件數(shù)量少，或者內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，這種情況下無須再按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)一步細(xì)分；而在大的機(jī)關(guān)，文件一般由各文書處理部門分工整理歸檔，機(jī)構(gòu)（問題）則往往是必選項(xiàng)。

不過，從多年的實(shí)踐來看，雖然分類法和分類方案存在多種可能性，但是各地區(qū)、各部門采用的分類方案已經(jīng)日趨相同，進(jìn)行三級(jí)分類的，一般采用年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限、年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類，其中又以年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限分類方法最為常見；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度一保管期限、保管期限一年度等方法進(jìn)行兩級(jí)分類，其中以度一保管期限分類方法也最為常見。由此，根據(jù)《規(guī)則》要求，推薦各地區(qū)、各部門優(yōu)先采用如下分類法：

．年度一機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限

．年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）

．年度一保管期限

需要說明的是，選擇復(fù)式分類法要嚴(yán)格按邏輯規(guī)則設(shè)置類目，同一分類層次只能采用一種分類方法，遵循同一分類標(biāo)準(zhǔn)，否則就會(huì)違背分類的原則，影響檔案的科學(xué)管理和檢索利用。如某局采用了“年度一機(jī)構(gòu)一保管期限”的方法制定分類方案，但檔案部門考慮到本局每年召開的全國(guó)性會(huì)議有重要意義，又在局內(nèi)第一個(gè)組織機(jī)構(gòu)“辦公廳”之前增加了“會(huì)議類”，專門來容納大型會(huì)議形成的文件材料。這樣，分類方案中在同一分類層次中既出現(xiàn)了按機(jī)構(gòu)分類，又出現(xiàn)了按問題分類。會(huì)議類中的文件本來與各部門業(yè)務(wù)有關(guān)，但被單獨(dú)抽出放人會(huì)議類，它們與業(yè)務(wù)部門其他相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系就被割斷了。這種做法使分類體系不能正確反映機(jī)關(guān)工作的真實(shí)面貌，勢(shì)必給今后的檔案管理和提供利用工作造成困難。正確的做法就是取消“會(huì)議類”，把該類目中各個(gè)會(huì)議的歸檔文件，按照會(huì)議主辦部門或承辦部門的不同，分別歸人相應(yīng)部門的類目中。